DNVGL.fi

Miten sertifioida?

Alla olemme esittäneet hallintajärjestelmän sertifioinnin vaiheet.

Standardiin liittyvä sertifiointi tai rekisteröinti on lopputulos riippumattoman kolmannen osapuolen, kuten DNV GL Business Assurancen, tarkastuksesta.

Certification by DNV GL

Liittyipä sertifiointinne hallintajärjestelmään, tuotteeseen tai projektiin, niin sen avulla voitte tarjota asiakkaillenne todisteen siitä, että yrityksenne noudattaa kansallisia tai kansainvälisiä standardeja. Mutta miten kannattaisi aloittaa sertifiointiin ja kestävämpään liiketoimintaan johtava tie?

Sertifiointiprosessit eroavat toisistaan hieman riippuen siitä, onko kyseessä esimerkiksi johtamisjärjestelmän vai tuotteen sertifioinnista. 

Käydäksemme läpi sertifiointiin johtavat vaiheet, olemme valinneet tähän esimerkiksi hallintajärjestelmän sertifioinnin. 

Mikäli tarvitset tuotesertifiointiin liittyvää tietoa, olet tervetullut tutustumaan kotisivujemme tuotesertifiointi -palveluita koskevaan osaan.

Valmistautuminen akkreditoituun sertifiointiin

Valittuasi hallintajärjestelmän, jonka haluat ottaa käyttöön, kannattaa alkuvaiheessa huomata muutama seikka. Tässä on luettelo muutamista vinkeistä, jotka ovat osoittautuneet hyödyllisiksi sertifiointiin tähtäävissä yrityksissä:

  • prosessin aloittaminen oikealla asenteella
  • hyvä perehtyminen standardin sisältöön ja sen käyttäminen oppaana hallintajärjestelmää määritettäessä 
  • selvitys, miten standardin noudattaminen vaikuttaa yritykseen 
  • standardin käyttö välineenä parantamiseen 
  • niiden riskien ja prosessien tunnistaminen, jotka vaikuttavat organisaation kykyyn toteuttaa liiketoimintastrategiaansa 
  • yhteistyökumppanin (sertifiointilaitoksen/-toimijan) huolellinen valinta 

Kymmenen askelta sertifiointiin

Standardi
Tutustu standardin sisältöön ja pohdi, olisiko sertifiointi/rekisteröinti hyödyllinen organisaatiollesi.

Tutustu kirjallisuuteen ja ohjelmistoihin
Saatavilla on paljon julkaistua tietoa, joka on tarkoitettu helpottamaan standardin ymmärtämistä ja soveltamista. Kannattaa huomioida, että eräisiin standardeihin on saatavilla implementointiohjeita (esim. ISO 9001, ISO 14001 tai ISO 45001). Tutustuttuanne eri vaihtoehtoihin on mahdollista valita ne dokumentit, jotka tukevat parhaiten standardin implementointia yrityksessänne.

Muodosta tiimi ja määrittele strategia 
Hallintajärjestelmän käyttöönoton tulee perustua koko organisaation strategiseen päätökseen. On tärkeää, että johto osallistuu tähän päätökseen ja hallintajärjestelmän luomiseen. Ylin johto päättää liiketoimintastrategiasta, jota vaikuttavan hallintajärjestelmän tulisi tukea. Lisäksi hallintajärjestelmän kehittämiseen ja implementointiin tarvitaan sitoutunut tiimi.

Selvitä koulutustarpeet
Hallintajärjestelmän implementoinnista ja päivityksestä vastaavan tiimin jäsenten tulee tuntea tarkasti sovellettavan standardin yksityiskohdat. Tarvittavia tietoja on saatavissa kursseilta, workshopeista ja seminaareista. Järjestämme useita kursseja eri puolilla maailmaa. Lisätietoa saa paikallisesta DNV GL Business Assurancen toimistosta.

Kartoita konsultointivaihtoehdot 
Riippumattomat konsultit pystyvät neuvomaan toimivan, realistisen ja kustannustehokkaan strategian luomisessa järjestelmän käyttöönottamiseksi.

Luo dokumentaatio johtamisjärjestelmälle 
Tee päätös hallintajärjestelmän dokumenttien säilytystavasta (esimerkiksi ohjelmisto, prosessikartta, sharepoint). Soveltuva säilytyspaikka on tärkeää, jotta voidaan varmistaa hallintajärjestelmän tehokas johtajuus, viestintä ja implementointi. Hallintajärjestelmässä tulisi kuvata yrityksen politiikat ja toiminnot. Dokumentaatio kattaa oleelliset prosessit sekä muut dokumentoidut tiedot, joita organisaatio tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa sekä täyttääkseen standardin vaatimukset. 

Päätä, johda ja dokumentoi prosessit
Tärkeä askel hallintajärjestelmän luomisessa on määrittää tarvittavat prosessit ja niiden väliset vuorovaikutukset linjassa strategisten suuntausten, politiikan ja tavoitteiden kanssa. Näiden prosessien tulisi kattaa esimerkiksi seuraavia aiheita: 

  • Tuotteiden ja palveluiden aikaansaaminen (operatiiviset prosessit)
  • siakkaiden ja muiden sidosryhmien vaatimusten toteuttaminen
  • Johtamisprosessit ja niiden mittaaminen, analysointi, kehittäminen ja innovaatio.

Toimintajärjestelmän implementointi
Viestintä ja koulutus ovat onnistuneen implementoinnin avaimia. Implementointivaiheessa organisaatio noudattaa luomiaan prosesseja ja niiden kriteerejä dokumentoidakseen ja osoittaakseen hallintajärjestelmän tehokkuuden.

Mahdollinen esiarviointi
Organisaatio voi halutessaan sopia hallintajärjestelmän implementoinnin esiarvioinnista sertifiointilaitoksen/-toimijan kanssa. Tarkoituksena on tunnistaa alueet, joilla on vielä poikkeamia tai parannettavaa ja antaa mahdollisuus näiden alueiden korjaamiseen ennen akkreditoidun sertifiointiprosessin aloittamista. Poikkeaman löytyminen tarkoittaa, että tietty alue järjestelmästä ei täytä standardin vaatimuksia.

Valitse sertifiointilaitos/-toimija 
Yhteistyö sertifiointiorganisaation/-toimijan kanssa jatkuu useita vuosia, koska sertifiointi edellyttää ylläpitoa. Jatkuva parantaminen on vaikuttavan hallintajärjestelmän avain. DNV GL Business Assurance auttaa saamaan sertifiointiprosessista lisäarvoa arvioimalla vahvuuksia ja parannusmahdollisuuksia.

Miten voimme auttaa?

Ota yhteyttä